Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Finwe Oy:n ylläpitämän Varre-palvelun rekisteri- ja tietosuojaseloste, jossa kerrotaan mitä henkilötietoja palveluun tallennetaan, mihin tietoja käytetään, miten tiedot suojataan, ja mistä rekisteröity voi saada lisätietoja omien henkilötietojensa käsittelyn osalta.

Tämä seloste on päivitetty viimeksi: 18. maaliskuuta 2021

1. Rekisterinpitäjä

Finwe Oy

Teknologiantie 11

90570 OULU

2. Yhteyshenkilö

Toimitusjohtaja Juha Kela

Finwe Oy

Teknologiantie 11

90570 OULU

info@finwe.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Varre-palvelun avulla turvallisuuspalveluja tuottavat yritykset voivat tehostaa toimintaansa kirjaamalla tapahtuma- ja toimenpidekuvaukset suojattuun digitaaliseen tietojärjestelmään.

Tietojärjestelmän avulla turvallisuuspalveluja tuottava yritys voi seurata ja ohjata oman henkilöstönsä sekä alihankkijoidensa toimintaa reaaliaikaisesti ja tulostaa raportteja oman toimintansa kehittämiseksi, informoidakseen asiakkaitaan, sekä täyttääkseen lakisääteiset velvollisuutensa.

Varre-palvelun ylläpitäjänä toimiva Finwe Oy kerää asiakkaidensa ja palvelun käyttäjien henkilötietoja palvelun tuottamista, laskutusta, kirjanpitoa, tilastointia ja tutkimusta varten sekä täyttääkseen lakisääteiset velvollisuutensa. Henkilötietoja kerätään myös osin kohdennettua markkinointia varten. Rekisteriin kerättyjä henkilötietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, Suomen tietosuojalainsäädännön, sekä muiden asiaan soveltuvien säännösten ja lakien mukaisesti.

Rekisterissä olevia tietoja käytetään palvelun tietoturvalliseen tuottamiseen sekä asiakkuussuhteiden hoitamiseen ja ylläpitämiseen, palvelun kehittämiseen, tuotteiden ja palveluiden markkinointiin sekä lakiin perustuvien ja viranomaisten määräyksien ja ohjeiden mukaisten velvoitteiden hoitamiseen.

Rekisterissä olevia henkilötietoja voidaan käyttää apuna myös profiloinnissa esimerkiksi kohdennettua markkinointia varten. Profilointi tarkoittaa tässä tapauksessa henkilötietojen automaattista käsittelyä analysoimalla ja käsittelemällä kerättyjä tietoja henkilön ominaisuuksien, kuten roolin tai aseman, arvioimiseksi.

4. Henkilötietojen käsittelyn perusteet

Finwe Oy käsittelee henkilötietoja perustuen sopimuksiin, joita on sovittu käyttäjän ja Finwe Oy:n välillä. Henkilötietojen käsittely perustuu sopimussuhteeseen, välttämättömyyteen tietoturvallisen palvelun tuottamiseksi, ja rekisterinpitäjän oikeutettuihin etuihin, kuten tietojen käyttämiseen suoramarkkinoinnissa, ellei rekisteriin kirjattu henkilö ole tätä erikseen kieltänyt. Suoramarkkinointi edellyttää asiakkaan olevan tietoinen siitä, että kerättyjä tietoja voidaan hyödyntää markkinoinnissa ja markkinoinnin kohdentamisessa.

5. Rekisteriin kirjattavat henkilöt tai henkilöryhmät

• Varre-palvelun peruskäyttäjät, kuten järjestysmiehet ja vartijat

• Varre-palvelun hallintakäyttäjät, kuten turvallisuuspalveluja tuottavan yrityksen johtohenkilöt tai IT-osaston työntekijät

• Varre-palvelun asiakaskäyttäjät, kuten turvallisuuspalveluja tuottavan yrityksen asiakkaan edustajat

• Varre-palvelun ylläpitäjät, kuten Finwe Oy:n Varre-palvelun kehittämisestä ja ylläpidosta vastaava henkilökunta tai alihankkijoiden edustajat

• Varre-palvelun tilapäiset käyttäjät, kuten Applen ja Googlen sovelluskauppojen hyväksyntäprosesseista vastaavat työntekijät tai demotunnuksilla palveluun tutustujat

6. Rekisteriin kirjattavat tiedot

Finwe Oy kerää Varre-palvelun rekisteriin tietoja henkilöistä soveltuvin osin riippuen käyttäjän sopimus- tai yhteistyösuhteesta Finwe Oy:n kanssa. Rekisteriin voidaan kerätä seuraavia tietoja:

• Yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite

• Maksutiedot, kuten luottokortin tiedot tai laskutusosoite, tiliyhteys, tilinumero

• Asiakas- ja yhteistyökumppanikohtainen tieto, kuten henkilön rooli tai yhteys palvelun käyttäjäksi rekisteröityneeseen yritykseen ja yrityksen järjestämään työtilaisuuteen

• Rekisteröitymistiedot, kuten palveluun liittyvä käyttäjätunnus, salasana, ja palvelun luoma käyttäjän yksilöivä ID-tunniste

• Tiedot sopimuksista

• Sähköposti- ja matkapuhelinmarkkinointilupa

• Suoramarkkinointikiellot

• Lupa lähettää palvelun käyttöön liittyviä välttämättömiä ja valinnaisia viestejä käyttäjän matkapuhelimeen tekstiviestinä, push-viestinä, tai sovelluksen sisäisenä viestinä
• Käyttäjän itse Varre-palveluun kirjaamat työvuoron aloitus- ja lopetustapahtumat

• Käyttäjän itse Varre-palveluun kirjaamat tapahtuma- ja toimenpidekuvaukset

• Käyttäjän itse Varre-palvelussa tekemät tarkistukset ja muutokset laskureihin

7. Tietojen kerääminen ja luovutus

Henkilötietoja kerätään rekisteriin kirjatulta yritykseltä, rekisteröidyltä itseltään, ja lähihenkilöiltä, joille rekisteriin kirjattu on antanut oikeuden tietojen hallinnointiin.

Rekisteriin lisätty henkilö on vastuussa tietojen oikeellisuudesta kaikkien niiden tietojen osalta, joita hän palveluun syöttää ja antaa Finwe Oy:n käyttöön. Finwe Oy käsittelee ja hyödyntää näitä tietoja ainoastaan aiemmin kuvatulla tavalla luovuttaen tietoja kolmansille osapuolille ainoastaan, jos osapuolet ovat osa Finwe Oy:n palveluiden kehittämistä ja toimintaa, ja asiakas on luonut sopimussuhteen kyseenomaisen palvelun käyttämiseen.

Tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille myös markkinointia, tutkimusta ja palveluiden kehittämistä varten, mikäli tiedot ovat anonyymeja eikä rekisteriin lisättyä henkilöä voida siten tunnistaa. Tietojen luovutuksen peruste on tällöin Finwe Oy:n tai sen yhteistyökumppanin palveluiden ja liiketoiminnan kehittäminen.

Rekisteriin lisättyjä tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille ainoastaan voimassa olevien lakien, säännösten ja ohjeiden mukaisesti, esimerkiksi osana turvallisuuspalveluja tuottavan yrityksen lakisääteistä viranomaisraportointia.

Käyttäjätietojen kerääminen ja hyödyntäminen kuvataan tarkemmin palvelun käyttäjäehdoissa, joihin käyttäjä sitoutuu ottaessaan palvelun käyttöön.

8. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisteriin lisättyjä henkilötietoja voidaan siirtää tietosuojalainsäädännön sallimissa rajoissa EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tietojen luovutuksen yhteydessä Finwe Oy varmistaa tietosuojan riittävän tason sopimuksin tai muutoin tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Finwe Oy määrittelee tietojen säilytysajan huomioiden voimassa olevan lainsäädännön ja liiketoiminnan näkökulman. Mikäli tietojen säilyttämiselle ei ole erityistä lainsäädännöllistä perustetta muutoin, henkilötietoja voidaan säilyttää Finwe Oy:n ylläpitämässä rekisterissä enintään viiden vuoden ajan. Tiedot anonymisoidaan tai poistetaan kokonaan välittömästi, kun tietojen käsittelyyn tai säilyttämiseen ei ole lainmukaista ja toiminnallista perustetta. Säilytysaikaan voi vaikuttaa esimerkiksi reklamaatiomahdollisuus sekä kirjanpitolaki.

10. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

• Finwe Oy huolehtii osaltaan siitä, että tietojen käsittelyä valvotaan siten, että tietoja käsittelevät vain henkilöt, joilla on oikeus tietojen käsittelyyn

• Rekisteritietoja käsittelevillä henkilöillä on vaitiolovelvollisuus

• Rekisteritietoja käsitellään verkossa, joka on suojattu ja eriytetty julkisesta tietoliikenneverkosta

• Julkisessa verkossa käsiteltävät luottamukselliset tiedot käsitellään ja salataan teknisten ratkaisuiden avulla

• Rekisteritietojen käytöstä pidetään rekisteriä

• Rekisterin asiakirja-aineisto säilytetään huolellisesti suojatussa tilassa ja aineiston käsittelyä valvotaan

11. Rekisteröidyn oikeudet

• Rekisteriin kirjatulla on oikeus tarkastaa rekisteriin kirjatut tiedot. Rekisterin tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja allekirjoitettuna tässä selosteessa ilmoitetulle yhteyshenkilölle.

• Rekisteriin kirjatulla on oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjausta ja tarkennusta. Rekisterin korjauspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja allekirjoitettuna tässä selosteessa ilmoitetulle yhteyshenkilölle.

• Rekisteriin kirjatulla on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä itseään koskevia tietoja markkinointia, etämyyntiä ja tutkimusta varten. Rekisteröidyn tulee tehdä tietojen käsittelyn kieltäminen kirjallisesti ja allekirjoitettuna tässä selosteessa ilmoitetulle yhteyshenkilölle.

• Rekisteriin kirjatulla voi olla myös tietyissä tilanteissa oikeus pyytää tietojen poistamista, rajoittaa tietojensa käsittelyä tai vastustaa muutoin tietojensa käsittelyoikeutta. Rekisteröity voi myös pyytää tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen, mikäli se on teknisesti mahdollista.

• Rekisteriin kirjatulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli tietojen käsittelyn oikeudesta ja lainmukaisuudesta herää epäilyksiä.